2. Порядок приема заказа и расчета
Прием заказа является основным при организа-ции банкета, поскольку в нем подробно и своевремен-но продуманы и согласованы все условия и порядок проведения банкета между его устроителями (заказ-чиками) и администрацией ресторана. Как правило, заявку на проведение банкета принимает метрдотель, т.е. тот, кто будет непосредственно руководить бан-кетом.
При приеме заказа на организацию банкета метр-дотель должен согласовать с заказчиками целый ком-плекс вопросов; уточнить дату и часы проведения банкета; количество гостей и их состав (пол, возраст, национальность, профессии); отмечаемое событие; об-щую сумму ассигнований; сумму на каждую персо-ну; форму оплаты -- наличными, в кредит (для орга-низаций) и т.д.; список приглашенных почетных гос-тей. Необходимо уточнить, с кем вести переговоры при обслуживании (желательно с одним человеком). Метрдотель, прежде чем принять заказ, должен ознакомить заказчика с залом, в котором будет про-ходить банкет, согласовать с ним план расстановки столов, при этом оговариваются такие вопросы, как места почетных гостей или план размещения гостей за каждым столом в отдельности, уточняют, будет ли подан гостям аперитив, нужны ли цветы для укра-шения стола, музыкальное сопровождение и место для танцев. Одновременно знакомят заказчика с пра-вилами работы предприятия, порядком обслужива-ния, а также порядком возмещения убытков.
При оформлении заказа согласовывают дату, время начала и окончания торжеств. После этого можно приступить к составлению меню с учетом конкретных продуктов, решить вопрос необходимо-сти включения блюд национальной кухни и т.д.
Администрация ресторанов высшей категории обя-зана предоставить посетителям возможность вести междугородные и международные телефонные пере-говоры за отдельную плату, а также пользоваться телефонами-автоматами; вызывать по их просьбе лег-ковые автомашины -- такси; принимать присланные в адрес посетителей праздничных вечеров, банкетов, свадеб поздравительные телеграммы; обеспечивать посетителей по их предварительному заказу живыми цветами за отдельную плату, принимать заявки на музыкальное обслуживание и фотографирование.
При приеме заказов от различных посольств на организацию банкетов-приемов следует уточнить: следует ли вывешивать большие государственные флаги в зале приемов, если да, то где их получить, когда и как повесить, кто будет приглашен из почет-ных гостей, нужна ли дополнительная установка микрофона на столе или в определенном месте зала. Уточняют порядок размещения гостей за столом, уз-нают, требуется ли выступление оркестра, концерт. Следует выяснить, нужен ли микрофон для вызова автомобилей к подъезду при разъезде гостей. В та-ких случаях приглашают диктора, владеющего двумя-тремя языками (обязательно английским).
При оформлении заказа заказчик должен внести аванс в размере не менее 50% стоимости заказа и получить квитанцию к приходному кассовому ордеру. Заказ регистрируется в специальной книге учета, которая должна быть пронумерована, прошнурована и иметь запись о количестве листов, скрепленную печатью.
Не позднее, чем за два дня до торжества работник, принимавший заказ. Совместно с заказчиком оформляет заказ-счет. Номер заказа-счета должен соответствовать номеру, указанному в книге учета заказа.
Заказ-счет выписывается в пяти экземплярах, утверждается руководителем предприятия общественного питания, передается в кассу.
При выдаче первого экземпляра заказа-счета заказчику кассир получает от него доплату и проставляет на всех пяти экземплярах заказа-счета штамп "Оплачено", заверяя каждый экземпляр своей подписью. Второй экземпляр заказа-счета остается у кассира, а в день проведения торжеств он сдает его в бухгалтерию вместе с кассовым отчетом. Третий экземпляр передается выполняющему заказ, который отчитывается в конце обслуживания, четвертый и пятый - материально ответственным лицам производства и буфета.
Кассир на основании заказа-счета печатает на контрольно-кассовой машине чеки и передает их официанту или бармену, которые подтверждают получение чеков на втором экземпляре заказа-счета. В случае уменьшения заказа по сумме деньги могут быть возвращены заказчику или на эту сумму отпускается другая продукция. Все изменения отражаются в заказе-счете.
Форма книги учета заказов на обслуживание торжеств
(наименование предприятия общественного питания)
Книга учета заказов на обслуживание торжеств
на________________г.
№ заказа |
Дата приема заказа |
Фамилия заказчика, адрес, телефон |
Дата торжества, часы начала обслуживания |
Количество персон |
В каком зале и характер мероприятия |
Оплачено |
Всего |
Дата прихода заказчика для составления заказа-счета |
Фамилия лица. принявшего заказ |
Отметка об исполнении заказа |
Фамилия ответственного за исполнение заказа |
|||||
Аванс |
Доплата |
|||||||||||||||
Дата, номер приходного ордера |
сумма |
Дата, номер приходного ордера |
Сумма |
Отпущено продукции |
Возвращено наличными деньгами, номер расходного ордера |
|||||||||||
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |
10 |
11 |
12 |
13 |
14 |
15 |
16 |
|
Форма заказа-счета
Утверждаю
__________________________________ Директор_____________________________ (наименование предприятия общественного
питания) «____»___________________20__г.
ЗАКАЗ-СЧЕТ №______
(служит расчетным документом)
Заказчик__________________________________________________________________
(Фамилия, Имя, Отчество)
Название зала____________________________ Дата и часы обслуживания________________
С правами и обязанностями заказчика, установленными рекомендациями о порядке приема и выполнения заказов на обслуживание торжеств общественного питания, ознакомлен, с условиями согласен.
Метрдотель______________________________ Заказчик_______________________________
Из холодного цеха на_____________ч |
Из буфета на ______________ч |
|||||||
Наименование |
Кол-во |
Цена |
Сумма |
Наименование |
Кол-во |
Цена |
Сумма |
|
Итого: |
Итого: |
Из холодного цеха на_____________ч |
Из хлеборезки на ______________ч |
|||||||
Итого: |
||||||||
Из кофейного буфета на______________ч |
||||||||
Итого: |
Итого: |
Цены и суммы проверены Аванс №_________от _________руб._______коп.
____________________________ Доплата № _______от _________руб._______коп.
(калькулятор) В том числе за цветы __________руб._______коп.
Получено всего ______________руб .______ коп.
Чеки по заказу на _____________руб._______коп.
Получил_________________ Кассир___________
Оборотная сторона формы Заказа-счета
Изменение счета
Исключить из заказа-счета |
Включить в заказ-счет |
|||||||
Наименование |
Кол-во |
Цена |
Сумма |
Наименование |
Кол-во |
Цена |
Сумма |
|
Итого:
Метрдотель___________________ Заказчик_________________________
Обслуживание производил________________________
Фамилия, имя, отчество |
Должность |
Примечание |
|
Заказ выполнен полностью
Ответственный за обслуживание_____________________
(подпись)
- Введение
- 1. Виды банкетов
- 2. Порядок приема заказа и расчета
- 3. Посуда, приборы и столовое белье, используемое
- при проведении банкетов и приемов, порядок их расчета
- 4. Схемы рассадки гостей за столом
- 5. Правила подачи вино-водочных изделий и напитков
- 6. Новые технологии в обслуживании посетителей
- 7. Реклама в общественном питании, виды рекламы
- 1.Теоретические аспекты гостинично-ресторанного бизнеса………………………………………………………………………...7
- Бэст-4: обеспечение гостиничных комплексов, казино, клубов, столовых и ресторанов
- Примерная тематика выпускных квалификационных работ по специальности 100103 - «Социально – культурный сервис и туризм», специализации «Ресторанный сервис»
- Общая характеристика гостиничного комплекса «Турист».
- Глава 1 Гостинично-ресторанный комплекс и его деятельность
- 15.3.4. Гостиничные комплексы
- Swot-анализ гостиничного комплекса
- Гостиничный продукт как комплекс услуг