Глава 1. Организация банкета

В ресторанах осуществляют обслуживание приемов, юбилеев, свадеб и других торжеств; организуются банкеты с полным и частичным обслуживанием официантами: банкет-фуршет, банкет-коктейль, банкет-чай, комбинированный банкет состоит обычно из двух-трех банкетов, например из банкета-фуршета и банкета за столом с полным обслуживанием.

Подготовительная работа к проведению банкета состоит из приема заказа, подготовки к проведению банкета, обслуживания.

Правильное оформление заказа во многом зависит от того, насколько подробно и своевременно продуманы и согласованы все условия и порядок проведения банкета между его устроителем (заказчиком) и администрацией ресторана. Заказы на обслуживание свадеб, юбилеев и других торжеств принимает директор, метрдотель или администратор. Организация банкета проходит наиболее успешно, если заявку на его проведение принимает метрдотель, тот, кто будет непосредственно руководить обслуживанием.

При оформлении заказа с заказчиком согласовываются дата обслуживания торжества, количество участников, вид обслуживания, повод для устройства банкета (встреча, юбилей, свадьба или праздничная дата и т.д.), место проведения (наименование или номер зала), время начала и окончания обслуживания, примерное меню и предварительная стоимость заказа. По приеме заказа устроителю предлагают познакомиться с помещением для банкета, расстановкой столов, размещением гостей, оформлением зала. Уточняется также, будет ли подан гостям аперитив, нужны ли цветы для украшения стола, музыка во время банкета, место для танцев.

Заказ регистрируют в специальной книге заказов, по установленной форме. После предварительного согласования заказчик вносит в кассу аванс в Размере не менее 50 % стоимости заказа, на основании выписанного бухгалтерией приходного ордера и получает квитанцию.

В дальнейшем, не позднее чем за два дня до начала торжества, метрдотель совместно с заказчиком оформляет заказ-счет.

Заказ-счет выписывается в пяти экземплярах, утверждается руководителем ресторана и передается в кассу. Номер приходного ордера и суммы доплаты, а также итоговую сумму вносят в книгу учета заказов (графы 9-11).

Кассир на основании заказа-счета печатает чеки и передает их работнику, выполняющему заказ (бригадиру официантов или официанту). Материально ответственные лица кухни и буфета отпускают продукцию согласно чекам и заказу-счету.

В случае уменьшения заказа на горячие блюда, напитки, кондитерские и другие изделия (по причинам, исходящих от заказчика) заказчику возвращают деньги. При этом составляют расходно-кассовый ордер на основании письменного заявления заказчика, утвержденного директором и бухгалтером ресторана.

Метрдотель подтверждает на заявлении заказчика аннулирование некоторых блюд и продукции в заказе. По желанию заказчика ему на эту сумму может быть отпущена другая продукция, о чем делают запись в заказе-счете.

Дополнительный заказ, сделанный во время обслуживания торжества, оформляет официант по счету, используя типовые бланки счетов.

Если ресторан принял заказ, но по независящим от него причинам не может организовать обслуживание в назначенное время, то администрация обязана обеспечить возможность проведения торжества в другом ближайшем ресторане и сообщить об этом заказчику не позднее, чем за 7 дней до назначенного торжества.

Банкет, описываемый в данной работе, будет проводиться в ресторане «Валерия» 6 июня 2009г. по случаю приезда иностранных гостей из Франции на ежегодный карнавал в г. Геленджике. Время проведения банкета - с 18.00ч. до 23.00 часов.

Прием будет проходить в банкетном зале ресторана. Это отдельный зал, уединенный и самодостаточный, который ценится за его полную конфиденциальность. Элегантный и изысканный стиль, собственный вход, бар - этот зал выбирают деловые и знаменитые люди для переговоров, частных встреч и банкетов. Ресторан «Валерия» был выбран для французских гостей так как стиль оформления банкетного зала выполнен в лучших французских традициях - это воплощение современного стиля и безупречной элегантности, отвечающее самым высоким требованиям.