Анализ и совершенствование организации производства в ресторане гостиничного комплекса

курсовая работа

2. Порядок приема заказа и расчета

Прием заказа является основным при организа-ции банкета, поскольку в нем подробно и своевремен-но продуманы и согласованы все условия и порядок проведения банкета между его устроителями (заказ-чиками) и администрацией ресторана. Как правило, заявку на проведение банкета принимает метрдотель, т.е. тот, кто будет непосредственно руководить бан-кетом.

При приеме заказа на организацию банкета метр-дотель должен согласовать с заказчиками целый ком-плекс вопросов; уточнить дату и часы проведения банкета; количество гостей и их состав (пол, возраст, национальность, профессии); отмечаемое событие; об-щую сумму ассигнований; сумму на каждую персо-ну; форму оплаты -- наличными, в кредит (для орга-низаций) и т.д.; список приглашенных почетных гос-тей. Необходимо уточнить, с кем вести переговоры при обслуживании (желательно с одним человеком). Метрдотель, прежде чем принять заказ, должен ознакомить заказчика с залом, в котором будет про-ходить банкет, согласовать с ним план расстановки столов, при этом оговариваются такие вопросы, как места почетных гостей или план размещения гостей за каждым столом в отдельности, уточняют, будет ли подан гостям аперитив, нужны ли цветы для укра-шения стола, музыкальное сопровождение и место для танцев. Одновременно знакомят заказчика с пра-вилами работы предприятия, порядком обслужива-ния, а также порядком возмещения убытков.

При оформлении заказа согласовывают дату, время начала и окончания торжеств. После этого можно приступить к составлению меню с учетом конкретных продуктов, решить вопрос необходимо-сти включения блюд национальной кухни и т.д.

Администрация ресторанов высшей категории обя-зана предоставить посетителям возможность вести междугородные и международные телефонные пере-говоры за отдельную плату, а также пользоваться телефонами-автоматами; вызывать по их просьбе лег-ковые автомашины -- такси; принимать присланные в адрес посетителей праздничных вечеров, банкетов, свадеб поздравительные телеграммы; обеспечивать посетителей по их предварительному заказу живыми цветами за отдельную плату, принимать заявки на музыкальное обслуживание и фотографирование.

При приеме заказов от различных посольств на организацию банкетов-приемов следует уточнить: следует ли вывешивать большие государственные флаги в зале приемов, если да, то где их получить, когда и как повесить, кто будет приглашен из почет-ных гостей, нужна ли дополнительная установка микрофона на столе или в определенном месте зала. Уточняют порядок размещения гостей за столом, уз-нают, требуется ли выступление оркестра, концерт. Следует выяснить, нужен ли микрофон для вызова автомобилей к подъезду при разъезде гостей. В та-ких случаях приглашают диктора, владеющего двумя-тремя языками (обязательно английским).

При оформлении заказа заказчик должен внести аванс в размере не менее 50% стоимости заказа и получить квитанцию к приходному кассовому ордеру. Заказ регистрируется в специальной книге учета, которая должна быть пронумерована, прошнурована и иметь запись о количестве листов, скрепленную печатью.

Не позднее, чем за два дня до торжества работник, принимавший заказ. Совместно с заказчиком оформляет заказ-счет. Номер заказа-счета должен соответствовать номеру, указанному в книге учета заказа.

Заказ-счет выписывается в пяти экземплярах, утверждается руководителем предприятия общественного питания, передается в кассу.

При выдаче первого экземпляра заказа-счета заказчику кассир получает от него доплату и проставляет на всех пяти экземплярах заказа-счета штамп "Оплачено", заверяя каждый экземпляр своей подписью. Второй экземпляр заказа-счета остается у кассира, а в день проведения торжеств он сдает его в бухгалтерию вместе с кассовым отчетом. Третий экземпляр передается выполняющему заказ, который отчитывается в конце обслуживания, четвертый и пятый - материально ответственным лицам производства и буфета.

Кассир на основании заказа-счета печатает на контрольно-кассовой машине чеки и передает их официанту или бармену, которые подтверждают получение чеков на втором экземпляре заказа-счета. В случае уменьшения заказа по сумме деньги могут быть возвращены заказчику или на эту сумму отпускается другая продукция. Все изменения отражаются в заказе-счете.

Форма книги учета заказов на обслуживание торжеств

(наименование предприятия общественного питания)

Книга учета заказов на обслуживание торжеств

на________________г.

№ заказа

Дата приема заказа

Фамилия заказчика, адрес, телефон

Дата торжества, часы начала обслуживания

Количество персон

В каком зале и характер мероприятия

Оплачено

Всего

Дата прихода заказчика для составления заказа-счета

Фамилия лица. принявшего заказ

Отметка об исполнении заказа

Фамилия ответственного за исполнение заказа

Аванс

Доплата

Дата, номер приходного ордера

сумма

Дата, номер приходного ордера

Сумма

Отпущено продукции

Возвращено наличными деньгами, номер расходного ордера

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

Форма заказа-счета

Утверждаю

__________________________________ Директор_____________________________ (наименование предприятия общественного

питания) «____»___________________20__г.

ЗАКАЗ-СЧЕТ №______

(служит расчетным документом)

Заказчик__________________________________________________________________

(Фамилия, Имя, Отчество)

Название зала____________________________ Дата и часы обслуживания________________

С правами и обязанностями заказчика, установленными рекомендациями о порядке приема и выполнения заказов на обслуживание торжеств общественного питания, ознакомлен, с условиями согласен.

Метрдотель______________________________ Заказчик_______________________________

Из холодного цеха на_____________ч

Из буфета на ______________ч

Наименование

Кол-во

Цена

Сумма

Наименование

Кол-во

Цена

Сумма

Итого:

Итого:

Из холодного цеха на_____________ч

Из хлеборезки на ______________ч

Итого:

Из кофейного буфета на______________ч

Итого:

Итого:

Цены и суммы проверены Аванс №_________от _________руб._______коп.

____________________________ Доплата № _______от _________руб._______коп.

(калькулятор) В том числе за цветы __________руб._______коп.

Получено всего ______________руб .______ коп.

Чеки по заказу на _____________руб._______коп.

Получил_________________ Кассир___________

Оборотная сторона формы Заказа-счета

Изменение счета

Исключить из заказа-счета

Включить в заказ-счет

Наименование

Кол-во

Цена

Сумма

Наименование

Кол-во

Цена

Сумма

Итого:

Метрдотель___________________ Заказчик_________________________

Обслуживание производил________________________

Фамилия, имя, отчество

Должность

Примечание

Заказ выполнен полностью

Ответственный за обслуживание_____________________

(подпись)

Делись добром ;)