8. Організація й обслуговування урочистих заходів в ресторанному господарстві

8.1 Організація банкетів на підприємствах харчування

Порядок прийому замовлень на обслуговування

Банкет – це урочистий кликаний сніданок, обід або вечеря, що влаштовується на честь якої-небудь особи або події.

Залежно від форм проведення й обслуговування, участі офіціантів в обслуговуванні банкет може бути з повним або частковим обслуговуванням офіціантами, банкет-фуршет, банкет-коктейль, банкет зі змішаним обслуговуванням, банкет-чай(кава), банкет коктейль, банкет-фуршет.

Підготовча робота до проведення банкета складається з прийому замовлення, підготовки до проведення банкета й обслуговування.

Правильне оформлення замовлення багато в чому залежить від того, наскільки докладно й вчасно продумані й погоджені всі умови й порядок проведення банкета між його замовником і адміністрацією ресторану. Організація банкета проходить найбільш успішно, якщо заявку на його проведення приймає метрдотель, тобто той, хто буде безпосередньо керувати обслуговуванням.

Перш ніж прийняти замовлення, метрдотель зобов'язаний ознайомити замовника із залом, у якому буде проходити банкет, погодити з ним план розміщення столів. При цьому оговорюються такі питання, як місця почесних гостей за кожним столом окремо, уточнюють, чи буде поданий гостям аперитив, чи потрібні квіти і які саме для прикраси стола, музичний супровід і місце для танців.

Одночасно знайомлять замовника із правилами роботи підприємства, порядком обслуговування, а також з порядком відшкодування можливих збитків. Адміністрація підприємства не має права встановлювати мінімальну вартість замовлення, а також пропонувати замовникові примусові асортименти блюд, напоїв, кондитерських виробів і т.ін.

При оформленні замовлення погоджують дату, час початку й закінчення, місце проведення урочистості, кількість учасників, зразкове меню й попередню вартість замовлення. Замовлення реєструють у спеціальній книзі обліку замовлень за встановленою формою (додаток Г).

Спочатку заповнюють графи 1-6, 12, 13. Після попереднього узгодження замовник вносить у касу аванс у розмірі не менш 50% вартості замовлення на підставі виписаного бухгалтерією прибуткового ордера й одержує квитанцію.

Не пізніше чим за два дні до початку урочистості метрдотель разом із замовником оформляє замовлення-рахунок.

Замовлення-рахунок виписується в п'яти екземплярах, затверджується керівником підприємства й передається в касу. Касир приймає від замовника доплату за замовлення (на підставі прибуткового касового ордера), завіряє замовлення-рахунок своїм підписом і ставить штамп «оплачено».

Перший екземпляр замовлення-рахунку передається замовникові, другий залишається в касира, а третій, четвертий і п'ятий направляються відповідно бригадирові офіціантів (який буде проводити обслуговування), матеріально відповідальним особам на виробництві й в буфет. Номер прибуткового ордера й суму доплати, а також підсумкову суму вносять у книгу обліку замовлень (графи 9-11).

Касир на підставі замовлення-рахунку друкує чеки й передає їх працівникові, що виконує замовлення. Продукція з виробництва й буфета відпускається по чеках і відповідно до замовлення-рахунку. У замовленні-рахунку не допускається ніяких виправлень.

У випадку зменшення замовлення на гарячі блюда, напої, кондитерські й інші вироби (із причин, що виходять від замовника) замовникові повертають гроші в розмірі їхньої вартості за роздрібними цінами. При цьому складають видатковий касовий ордер на підставі письмової заяви замовника, затвердженого директором і бухгалтером підприємства. Метрдотель

підтверджує на заяві замовника анулювання деяких блюд і продукції в замовленні.

Додаткове замовлення, зроблене під час обслуговування урочистості, оформляє офіціант по рахунку.

Виправлення в замовленні-рахунку не допускаються, зміни по різних причинах у день обслуговування відбивають у відповідних графах і погоджують із замовником.

Якщо підприємство прийняло замовлення, але по не залежним від нього причинам не може організувати обслуговування в призначений час, то адміністрація зобов'язана забезпечити можливість проведення торжества на іншому найближчому підприємстві й сповістити про це замовника не пізніше чим за 7 днів до призначеного торжества.

Можливі випадки повної відмови замовника. Якщо відмова надходить не пізніше чим за добу до обслуговування, то по письмовій заяві замовника замовлення анулюється, а аванс або повна вартість банкета повертається замовникові. Але якщо відмова надходить у день проведення торжества, замовник повинен відшкодувати підприємству вартість блюд за продажними цінами, які не можуть бути реалізовані.

На продукцію, що не підлягає реалізації, складається акт. Актуванню не підлягають напої, блюда й вироби, включені в замовлення-рахунок, але не подані на стіл.