Стандарты организации и проведения банкета

Когда вы приглашаете гостя посетить ресторан, необходимо осуществить ряд мероприятий.

• Заранее подготовьтесь к визиту гостя.

• Банкетные залы всегда должны содержаться в порядке для неожиданных визитов гостей.

• Меню, фотографии с различных мероприятий в вашем ресторане, должны быть под рукой.

• Менеджер должен быть готов ответить гостю на все вопросы.

• Следует представиться и предложить визитку

Далее мы обсудим стандарты обслуживания банкета:

• Приветствуйте гостя по имени или спросите имя

• Уточните, каким временем располагает гость

• Проведите короткую беседу, которая поможет понять, в чем гость заинтересован

• Слушайте внимательно

• При необходимости делайте записи

• Сообщите гостю, что вы ему покажете

• Попросите у гостя его контакты

• Поблагодарите гостя за интерес к ресторану и потраченное время

Общение с гостем

• Если гость отказался от проведения банкета в вашем ресторане, все равно поблагодарите его/ее за проявленный интерес к ресторану.

• Если ресторан по каким-либо причинам не может выполнить заказ гостя, поблагодарите гостя и занесите информацию о нем в базу данных.

Проведение банкета

• Предоставьте гостю всю информацию о проведении банкета в письменном виде.

• Назначьте ответственного за проведение банкета.

• Информация о мероприятии включает в себя: все условия мероприятия, положения об охране здоровья и безопасности, причинении ущерба и т.д.

• Во время отсутствия ответственного лица гость должен иметь возможность оставить сообщение или получить информацию у другого сотрудника.

• Гостя необходимо встретить, поприветствовать и показать зал для банкета.

• Помогите гостю составить план проведения мероприятия.

• Уточните и согласуйте (например, передача сообщений, таблички и указали).

• Покажите все помещения, которые могут подойти для проведения мероприятия, а также текущие мероприятия, если это возможно.

• Проверьте, что все размещено в соответствии с требованиями гостя (столы, стулья, сервировка).

• Все приготовления должны быть закончены не позже, чем за 1 час до начала.

• Указатели (если необходимо) установлены не позже, чем за 2 часа до начала мероприятия.

• Проверьте состояние зала: чистота, комфортная температура, освещение, необходимое количество столов и стульев.

• Улыбнитесь и поприветствуйте гостей.

• Проводите организатора к месту проведения банкета.

• Если мероприятие соответствует уровню VIP, требуется присутствие представителя администрации ресторана.

• Подтвердите следующую информацию:

- все детали мероприятия,

- план эвакуации во время пожара,

- знакомство с прилегающей территорией.

• В процессе проведения банкета: - проверяйте столы, - пополняйте наличие всех принадлежностей, - меняйте пепельницы.

• Спрашивайте гостя о ходе мероприятия.

• Отвечайте быстро.

• Покажите, что вы умеете решать срочные дела.

• При уборке не следует трогать личные вещи гостей.

• Если во время банкета гости делают дополнительный заказ, обратитесь к заказчику мероприятия по поводу оплаты (однако гость может и оплатить самостоятельно).

• Если заказчик согласился оплачивать дополнительные счета, но гости заказали дорогой напиток, покажите его заказчику.

• Если в процессе банкета были дополнительные заказы, подготовьте счет и удостоверьтесь, что все правильно.

• Подтвердите способ оплаты счета.

Окончание банкета

• При необходимости, позаботьтесь о транспорте для гостей (например, такси).

• Лично попрощайтесь с гостями по окончании мероприятия.

• Убедитесь в том, что организаторы мероприятия остались довольны.

• Все спорные вопросы решайте позитивно.

• По окончании мероприятия сотрудники должны проверить состояние зала.

• Найдя забытые вещи в зале проведения мероприятия, необходимо позвонить заказчику и сообщить о них.

• В случае жалоб/несогласий свяжитесь с заказчиком по телефону в течение 24 часов и в письменной форме в течение 48 часов.